مهارات تنظيم وإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض
مهارات تنظيم الفعاليات والمؤتمرات والمعارض
المحور الأول: مفاهيم أساسية حول ادارة وتنظيم الفعاليات
أنواع الفعاليات والأنشطة: ( المؤتمرات - المعارض - الرحلات - الحفلات العامة - حفلات الإفطار– المعسكرات ).
لماذا نقوم بالفعاليات: ( جزء من الخطة "دورية" - للتعامل مع ظاهرة ).
نتائج تنظيم الفعاليات.
مدى مناسبة الفعالية أو النشاط للجهة.
متى تحتاج الجهة للفعاليات والأنشطة المختلفة.
المحور الثاني: مراحل الاعداد للفعاليات المختلفة
أولا: التخطيط
قرار عقد الفعالية - تحديدالأهداف من الفعالية -تحديد جهة الرعاية.
تحديد المتحدثين - تحديد الزمان – المكان- مدة الفعالية - تحديد فريق العمل.
تحديد المدعوين (ضيوف – وفود)-المشاكل المتوقعة وكيفية التغلب عليها.
تصور الميزانية.
ثانيا : التنظيم
قبل الفعالية :
الاعلام – الطباعة -أستقبال الضيوف (أو الوفود )
أثناء الفعالية
تجهيز مكان الحدث (حفل – ندوة مؤتمر )- التسجيل- الانترنت والفاكس والهاتف.
الترجمة الفورية- التصوير الفوتوغرافي - ضباط القاعة - ضباط المستندات.
المترجمين الفوريين - أجهزة الترجمة الفورية إذا لزم الأمر.
مابعد الفعالية
توديع الضيوف (أو الوفود )
إعداد الميزانية
ثالثا : المتابعة
تقييم الفعالية.
أسس التقييم.
إعداد التقرير النهائي للفعالية.
تحديد الايجابيات والسلبيات.
استخلاص النتائج.
إعداد التوصيات والمقترحات.
متابعة وتنفيذ التوصيات والقرارات.
أمور أساسية يجب مراعاتها عند إدارة الفعاليات.
المحور الثالث: مهارات إدارة المؤتمرات
تعريف المؤتمرات.
أهمية المؤتمرات.
أنواع المؤتمرات.
شروط نجاح المؤتمر.
تشكيل لجنة للبدء في الإعداد للمؤتمر.
مهارات التحضير الفّعال للمؤتمر.
الوظائف الرئيسية في المؤتمر.
الرئيس.
السكرتارية.
لجنة الإعداد.
الشروط الواجب توافرها في سكرتارية المؤتمر.
المحور الرابع: مهارات إدارة المؤتمر
الافتتاح والتقديم لأعمال المؤتمر .
تحفيز الأعضاء على المشاركة.
إدارة الوقت.
إدارة الحوار والمناقشات.
تحقيق السيطرة على الاجتماع.
إجراءات سير الاجتماع.
مهارة عرض المشكلة على الاجتماع.
مهارات استخدام المعينات البصرية.
إرشادات عامة لإدارة المؤتمرات.
المحور الخامس: تنظيم وإدارة المعارض
تحديد الهدف.
تحديد الزمان – المكان – المستهدفون بالمعرض - المساحة المخصصة للمعرض - المشاركون.
أنواع المعارض.
الترويج والتسويق :
إعداد خطة للترويج واختيار وسائل الترويج، إعداد خطة إعلانية، العلاقات العامة، خطة المؤتمرات الصحفية، المطبوعات ، ... ألخ.
أهداف المعارض.
الإعلان عن المعرض.
متابعة أعمال المعرض.
الميزانية المالية للمعرض.
المشكلات المتوقعة في المعارض وكيفية تلافي حدوثها
معالجة المشكلات الطارئة قبل وأثناء وبعد انتهاء المعرض.
المحور السادس: دور العلاقات العامة في تنظيم المؤتمرات والفعاليات
المفهوم الشامل للعلاقات العامة ودورها في المؤسسات المعاصرة:
ورشة عمل تتناول التمارين التالية:-
تمرينات في تحديد الأنشطة الأساسية لإدارة العلاقات العامة.
تمرينات في قياس الاتجاهات نحو المفاهيم المعاصرة للعلاقات العامة.
دور العلاقات العامة في المنشآت المعاصرة
التخطيط الإستراتيجي لأنشطة العلاقات العامة وبرامجها:
استراتيجيات البحوث وجمع المعلومات والبيانات المطلوبة لتخطيط برنامج العلاقات العامة.
إستراتيجيات تخطيط أنشطة العلاقات العامة، واختيار الموضوعات، وتحديد البرامج.
استراتيجيات الاتصال بالجماهير.
إستراتيجية تقويم أنشطة العلاقات العامة وطرق قياس نتائجها.
وضع الإستراتيجية الشاملة لبرنامج العلاقات العامة.
3 عرض0 تعليق