مهارات تنظيم وإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض

مهارات تنظيم الفعاليات والمؤتمرات والمعارض

المحور الأول: مفاهيم أساسية حول ادارة وتنظيم الفعاليات

• أنواع الفعاليات والأنشطة: ( المؤتمرات - المعارض - الرحلات - الحفلات العامة - حفلات الإفطار– المعسكرات ).

• لماذا نقوم بالفعاليات: ( جزء من الخطة "دورية" - للتعامل مع ظاهرة ).

• نتائج تنظيم الفعاليات.

• مدى مناسبة الفعالية أو النشاط  للجهة.

• متى تحتاج الجهة للفعاليات والأنشطة المختلفة.

المحور الثاني: مراحل الاعداد للفعاليات المختلفة

• أولا: التخطيط

• قرار عقد الفعالية - تحديدالأهداف من الفعالية -تحديد جهة الرعاية.

• تحديد المتحدثين - تحديد الزمان – المكان- مدة الفعالية - تحديد فريق العمل.

• تحديد المدعوين (ضيوف – وفود)-المشاكل المتوقعة وكيفية التغلب عليها.

• تصور الميزانية.

• ثانيا : التنظيم

• قبل الفعالية :

• الاعلام – الطباعة -أستقبال الضيوف (أو الوفود )

• أثناء الفعالية

• تجهيز مكان الحدث (حفل – ندوة مؤتمر )- التسجيل- الانترنت والفاكس والهاتف.

• الترجمة الفورية- التصوير الفوتوغرافي - ضباط القاعة - ضباط المستندات.

• المترجمين الفوريين - أجهزة الترجمة الفورية إذا لزم الأمر.

• مابعد الفعالية

• توديع الضيوف (أو الوفود )

• إعداد الميزانية

• ثالثا : المتابعة

• تقييم الفعالية.

• أسس التقييم.

• إعداد التقرير النهائي للفعالية.

• تحديد الايجابيات والسلبيات.

• استخلاص النتائج.

• إعداد التوصيات والمقترحات.

• متابعة وتنفيذ التوصيات والقرارات.

• أمور أساسية يجب مراعاتها عند إدارة الفعاليات.

المحور الثالث: مهارات إدارة المؤتمرات

• تعريف المؤتمرات.

• أهمية المؤتمرات.

• أنواع المؤتمرات.

• شروط نجاح المؤتمر.

• تشكيل لجنة للبدء في الإعداد للمؤتمر.

•  مهارات التحضير الفّعال للمؤتمر.

• الوظائف الرئيسية في المؤتمر.

• الرئيس.

• السكرتارية.

• لجنة الإعداد.

• الشروط الواجب توافرها في سكرتارية المؤتمر.

المحور الرابع: مهارات إدارة المؤتمر

• الافتتاح والتقديم لأعمال المؤتمر .

• تحفيز الأعضاء على المشاركة.

• إدارة الوقت.

• إدارة الحوار والمناقشات.

• تحقيق السيطرة على الاجتماع.

• إجراءات سير الاجتماع.

• مهارة عرض المشكلة على الاجتماع.

• مهارات استخدام المعينات البصرية.

• إرشادات عامة لإدارة المؤتمرات.

المحور الخامس: تنظيم وإدارة المعارض

• تحديد الهدف.

• تحديد الزمان – المكان – المستهدفون بالمعرض - المساحة المخصصة للمعرض - المشاركون.

• أنواع المعارض.

• الترويج والتسويق :

• إعداد خطة للترويج واختيار وسائل الترويج، إعداد خطة إعلانية، العلاقات العامة، خطة المؤتمرات الصحفية، المطبوعات ، ... ألخ.

• أهداف المعارض.

• الإعلان عن المعرض.

• متابعة أعمال المعرض.

• الميزانية المالية للمعرض.

• المشكلات المتوقعة في المعارض وكيفية تلافي حدوثها

• معالجة المشكلات الطارئة قبل وأثناء وبعد انتهاء المعرض.

المحور السادس: دور العلاقات العامة في تنظيم المؤتمرات والفعاليات

• المفهوم الشامل للعلاقات العامة ودورها في المؤسسات المعاصرة:

ورشة عمل تتناول التمارين التالية:-

• تمرينات في تحديد الأنشطة الأساسية لإدارة العلاقات العامة.

• تمرينات في قياس الاتجاهات نحو المفاهيم المعاصرة للعلاقات العامة.

• دور العلاقات العامة في المنشآت المعاصرة

• التخطيط الإستراتيجي لأنشطة العلاقات العامة وبرامجها:

• استراتيجيات البحوث وجمع المعلومات والبيانات المطلوبة لتخطيط برنامج العلاقات العامة.

• إستراتيجيات تخطيط أنشطة العلاقات العامة، واختيار الموضوعات، وتحديد البرامج.

• استراتيجيات الاتصال بالجماهير.

• إستراتيجية تقويم أنشطة العلاقات العامة وطرق قياس نتائجها.

• وضع الإستراتيجية الشاملة لبرنامج العلاقات العامة.